Pflichten- und Lastenheft für digitale Projekte
Seit Jahren erarbeiten wir mit unseren Kunden globale Webprojekte. Damit ein digitales Projekt erfolgreich seine Ziele erreicht, sollten im Vorfeld die Projektanforderungen klar definiert werden.
Die Ziele sollten klar gegliedert und strukturiert ausgearbeitet werden, damit Ihr digitaler Partner und Auftragnehmer weiß, wie und was das gewünschte Endergebnis sein soll.
Im Hinblick auf Design, Funktionen und Technik sollten die „Kundenvorstellungen“ bestenfalls nicht von dem Ergebnis abweichen…
Doch hier liegt die sogenannte „Krux“, die Anforderungen unterliegen einer:
- Unstetigkeit
- Unsicherheit
- Komplexität
- Mehrdeutigkeit
Mit diesen vier Eigenschaften für Projekt Anforderungen ergeben sich unweigerlich Defizite bei den Anforderungsdefinitionen.
Teilweise weil es keine Sicherheit gibt, dass das was am Anfang richtiger weise definiert wurde am Ende noch Bestand hat oder andererseits neue Aspekte und Themen die Ziele verändern. Unabhängig davon fehlt meistens auch das Know How oder die Erfahrung um die Anforderungen auf Auftraggeberseite zu spezifizieren.
Deswegen ist es wichtig den richtigen Partner für sein digitales Projekt zu finden.
Auftraggeber und Auftragnehmer sollten sich gegenseitig vertrauen können und Vertrauen kann nur entstehen, wenn Auftraggeber und Auftragnehmer die „gleiche Sprache“ sprechen.
Mit unserer jahrelangen Erfahrung können wir auch die Rolle des „Mediators“ zwischen für Ihr Projekt übernehmen.
Wir vermitteln, leiten und führen Ihr Online-Projekt zwischen Personen, Abteilungen und Partnern erfolgreich zum Ziel. Als neutrale „Instanz“ profitieren alle Beteiligten von unserem Know-how.
Umfangreiche Online-Projekte werden klassisch auf Basis eines Pflichten- und Lastenheftes umgesetzt. Doch dies hat starre Vorgaben und ist meistens hinderlich, wenn neue Ideen, Veränderungen oder Techniken im Prozeßablauf hinzu kommen.
Doch die eigentliche Arbeit für Sie als Projektverantwortlichen beginnt eigentlich viel früher. Meistens werden durch die Führungsetagen größerer Unternehmen Ziele für einen Relaunch eines Onlineportals bzw. die Umsetzung eine neuen Internetpräsenz vorgegeben.
Für Sie als Projektverantwortlichen bedeutet
dies in einem kurzen Abriss mit einem Pflichten- und Lastenheft folgendes:
Schritt 1: Ideenfindung
- Informationen und Ideen zum Online-Projekt filtern und sammeln.
- Erste Ziele und Inhalte definieren.
- Auswahl erster Mitarbeiter und Partner im Unternehmen für die Mitarbeit am Projekt suchen und motivieren.
- …
Schritt 2: Ist-Analyse
- Definieren Sie Ihre Zielgruppen für das Online-Projekt.
- Definieren Sie Ihre Produkte/Dienstleistungen.
- Definieren Sie Ihr Leitbild.
- Analysieren Sie Ihren Wettbewerb im Web.
- Analysieren Sie Ihre Präsenz im Web, z.B. mit Suchmaschinenplatzierungen.
- Erkundigen Sie sich, welche technischen Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen für die Umsetzung des Online-Projekts vorhanden sind.
- …
Schritt 3: Zusammenfassung der Fakten in einem Lastenheft (Auftraggeber)
- Sie definieren die Aufgabenstellung mit dem Grund zur Umsetzung des Projekts und dem Ziel.
- Festhalten erster Eckdaten.
- Definieren Sie Ihr Unternehmen in kurzem Anriß mit wirtschaftlichen und organisatorischen Strukturen.
- Erläutern Sie Ihre derzeitige Marketingstrategie und äußern Sie sich zu Ihrer zukünftigen Strategie.
- Beschreiben Sie genau die Ziele Ihres Onlineprojekts.
- …
Schritt 4: Erstellung des Pflichtenhefts auf Basis des Lastenhefts (Auftragnehmer)
- Beschreibung der Umsetzung des Projekts.
- Definition des Lösungswegs.
- Festlegung der Arbeitsschritte zur Erreichung der Zielvorgaben.
- Detaillierung der Informations- und Navigationsarchitektur im Zusammenspiel mit Design und Usability.
- …
Schritt 5: Abgleichen von Pflichten- und Lastenheft
- Auftragnehmer beauftragt die Agentur auf Basis des abgestimmten Pflichtenhefts.
- …
Eine kleine Auswahl an Kundenprojekten, die mit einem Pflichten- und Lastenheft erfolgreich realisiert wurden:
- Extranet mit SAP Anbindung | Flüssiggasindustrie und Energie
- Relaunch Extranet | Touristik
- Relaunch Online-Portal | Flüssiggasindustrie und Energie
Wir erstellen Ihnen entsprechende Wireframes
Das Projektziel erreichen wir mit Ihnen in festgelegten Meilensteinen
Zusätzlich begleiten unsere Projektmanager Sie und Ihr Unternehmen auch gerne in der Vorbereitungsphase zu Ihrem Online-Projekt.
- Wir unterstützen Sie durch intensive Beratung, in Projekt-Workshops bei Ihnen Vorort im Unternehmen und dokumentieren die Ergebnisse.
- Wir bieten umfassende Hilfestellungen anhand von Vorlagen bei der Erstellung eines CMS Lastenhefts und Pflichtenhefts.
- Checklisten, Mustervorlagen und Fragebögen sind bei der einfachen und schnellen Erstellung der jeweiligen Vorgaben behilflich.
Gerne helfen wir auch Ihrem Unternehmen in der Vorbereitung eines neuen E-Business Projekts. Sie werden schon innerhalb weniger Tage, die ersten greifbaren Ergebnisse bei der Umsetzung Ihrer E-Business Strategie vorliegen haben.
Wir beraten Unternehmen und Institutionen bei der IT-Strategie und der Beschaffung.
Die Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik hat mit Veröffentlichung der UfAB 2018 eine vollständige Überarbeitung der Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB) bereitgestellt.
Berücksichtigt werden in der UfAB 2018 die aktuelle Rechtslage nach der letzten großen Reform im Ober- und Unterschwellenbereich des Vergaberechts.
Weitere Informationen erhalten Sie auch bei der „IT-Beauftragte der Bundesregierung“.
